員工訪談不是一項可有可無的工作，而是HR的重要工作之一。通過員工訪談可以加強HR和員工的溝通，解決員工的實際困難，了解企業和人力資源管理出現的問題，維護和諧的員工關系。

 

根據我的經驗，做好員工訪談工作有三個關鍵點：

 

一是要以目標為導向，所有工作要圍繞這個目標開展。

二是和員工建立信任關系，讓員工放下警惕心。

三是要掌握面談的方法和技巧，盡可能讓員工暢所欲言。

 

下面按照訪談的一般流程，對一些基本方法和技巧進行闡述。

 

第一，訪談的目是什么(Why)

 

訪談目的可以分為隨機性訪談和階段性訪談。

 

隨機性訪談：有些訪談是為了傳遞公司高層的信息，確保員工了解公司的政策和對他的期望，確保雙方的理解一致；有些訪談是為了了解員工的思想動態和想法，解決員工的實際問題，比如某個員工最近突然業績不好，工作經常犯錯，我們要了解原因，以便有針對性地幫助該員工；有些訪談是為了收集企業和人力資源管理中存在的問題，比如員工對企業文件建設的看法，員工對新的薪酬方案的看法，員工對年終獎方案的看法，對公司培訓管理的看法等，以便有針對性地進行改善；有些訪談是為了了解員工崗位和工作內容的信息，比如要做工作分析，要做崗位評估，要做績效考核方案等；有些訪談是為了了解員工對其他員工的看法和評價，比如員工對部門主管的看法，員工對擬轉正或者擬提拔人員的看法等。

 

階段性訪談：試用期轉正訪談，績效面談，年度訪談，離職挽留訪談，離職訪談等。

 

訪談目的不一樣，訪談的形式也不一樣，有些適合于“一對一”訪談，有些適合于“多對一”訪談。

 

第二，訪談的對象是誰(Who)

 

訪談的目的不同，訪談的對象也會不同。比如我們要收集員工對公司的管理和制度的看法，訪談對象應側重于中基層員工，尤其是基層員工。如果我們要收集特定工作崗位的信息，那么訪談對象是該崗位上的員工。如果我們要獲取對員工的評價信息，那么我們要找和該員工聯系密切的同事作為訪談對象。

 

訪談對象根據私密性和重要性不同而有所不同，可以是一個人，也可以是多個人。一般情況，私密性比較高訪談和比較關鍵崗位的人員的訪談，采取一對一的訪談方式是合適的。

 

第三，訪談的內容是什么(What)

 

在訪談前，建議先擬定一個訪談提綱，以免偏題或者遺漏問題。一些共性的訪談內容包括：訪談對象的個人信息，工作職責和工作內容，本人對自己工作的看法和建議，對部門領導的看法和評價，對公司和部門管理的看法，對公司的制度和流程有什么建議，工作當中碰到哪些困難，個人的職業發展需求等。

 

第四，在哪里訪談(Where)

 

訪談地點的選擇很重要，既不能選擇在HR辦公室，員工可能對這個環境比較陌生，不能完全放松，也不能選擇公共場所，其他員工可能覺得這個訪談對象有啥問題了，HR在找他談話。最好能找一個雙方都覺得合適的地方，比如會議室。當然，如果訪談級別比較高的話，不一定安排在公司進行訪談，可以安排在公司外的茶室或者咖啡廳。

 

第五，什么時候訪談（When）

 

訪談的時間選擇也很重要，最好選擇雙方都比較空閑的時間。HR最好事先和訪談者約定訪談時間，這樣雙方都能事先做一些準備，而不會感到唐突。訪談時間在20-30分鐘比較合適。

 

第六，怎樣開展訪談(How)

 

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營造氣氛

 

在環境布置上，為了讓雙方都放松，可以將訪談地點放在明亮、安靜的會議室。訪談雙方中間不宜隔一張大桌子，最好兩人相視而坐，給訪談者倒杯茶或者咖啡，邊喝邊聊會比較好。

 

訪談者進入會議室后，HR應通過一些和工作無關的寒暄，來拉近兩人的距離，緩解尷尬氣氛。對于男同事，可以投其所好，聊聊他感興趣的話題，比如問“昨天晚上世界杯葡萄牙和西班牙的比賽你看了嗎？真是精彩，C羅真是神了，上演了帽子戲法，連進三球”。對于女同事，可以聊聊小孩的教育，節假日去哪里玩等話題。

 

通過寒暄家常、當今熱點話題等打開雙方談話的局面，逐漸消除雙方的緊張感和壓迫感，為訪談營造相對輕松的氛圍。在此之前，HR需要做好相應的準備工作，包括查閱和了解訪談人的基本信息、興趣愛好等。

 

 

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闡明訪談目的

 

經過短暫的寒暄后，HR要開門見山地講明此次訪談的主要目的，需要的時間，可能問到的問題等。例如，“這次訪談主要想了解一下你目前工作上有哪些難點和痛點，需要公司提供哪些幫助，你下一步的職業規劃是怎樣的，在和上級以及同事的溝通中有沒有困難等，希望我們能暢所欲言”。

 

 

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正式訪談

 

通過前面的氣氛營造和寒暄，接下來可以根據訪談提綱正式提問了。訪談問題最好以開放式的問題為主，比如可以先問：“我看到你最近很忙的，主要在忙些啥呢？”。

 

在面談時，HR應該以傾聽為主，把80%的時間用在聽和觀察上，20%的時間用來提問和引導被訪談者。

 

對于話比較多的員工，HR應該鼓勵他一直說下去，適當的時候可以打斷員工的說話，把話題糾正；對于話比較少的員工，HR要采取各種方面鼓勵和引導他多說。

 

訪談過程中，HR不但要記住員工的講話內容，還要注意觀察被訪談者的非語言的行為，包括面部表情、眼神、手勢、整個神態、姿勢等等非語言行為，以利于HR掌控整個訪談的節奏和環境，捕捉一些弦外之音。

 

在訪談中HR的語言應以“嗯，是的，有道理，確實如此”等肯定語言為主，引導訪談者繼續說下去。只做聽眾，不做裁判。

 

在訪談過程中，HR對不明白或地方，一定要反復追問，直到問清楚為止。

 

 

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結束訪談

 

當HR所有問題都問得差不多了，就應該及時結束訪談。

 

可以通過幾句話來做到收尾。“好的，我這邊的問題就問到這兒，你還有什么問題要問我的嗎?等等。

 

訪談結束后，HR最好強調一下保密原則，“這次訪談我會保密的，涉及到一些對其他人的看法和意見，不會讓當事人知道的，請放心，謝謝您的配合”。