“四有”管理表

導(dǎo)讀：企業(yè)不缺做具體事情的人，缺的是能夠統(tǒng)籌、管理和運(yùn)營的人才。比如一個(gè)部門的管理者，交給他一件事去執(zhí)行可以，但是讓他統(tǒng)籌管理一個(gè)部門就亂七八糟。

 

作為一個(gè)部門管理者，真正要把人管好、把事管好，可沒有那么簡單。針對紛繁復(fù)雜的事物，筆者開發(fā)了一個(gè)管理表格，幫助管理人員做好部門的運(yùn)營管理。

 

部門工作管理表格，展示了部門的工作內(nèi)容、完成的時(shí)間截點(diǎn)、具體的負(fù)責(zé)人，以及定期檢核的情況和改進(jìn)建議。表格展現(xiàn)了“四有”管理——有計(jì)劃、有布置、有檢查、有改進(jìn)。

 

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這張表格怎么用？我們可以按照四個(gè)步驟實(shí)施：

 

 

01 做計(jì)劃

 

做好部門工作計(jì)劃是最為關(guān)鍵的，因?yàn)橛?jì)劃做不好，一切都白忙。做計(jì)劃其實(shí)要篩選出部門重要和緊急的事務(wù)。可以把部門一個(gè)月的工作都羅列出來，然后根據(jù)緊急和重要兩個(gè)維度來評估，將事情羅列在緊急重要、緊急不重要、重要不緊急、不緊急不重要四個(gè)象限當(dāng)中。然后，根據(jù)事情的緊急和重要性，填在“四有”管理表的工作內(nèi)容計(jì)劃欄中。

 

 

02 做布置

 

將工作內(nèi)容計(jì)劃羅列進(jìn)來之后，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該琢磨每項(xiàng)工作分配到哪個(gè)人員來做較為合適。然后做出工作任務(wù)安排。在這個(gè)環(huán)節(jié)，部門負(fù)責(zé)人需要再三與被分配任務(wù)者確認(rèn)工作內(nèi)容、輸出結(jié)果以及完成時(shí)間。很多執(zhí)行偏差，就是因?yàn)闆]有對任務(wù)的內(nèi)容、結(jié)果及完成時(shí)間達(dá)成共識。

 

 

03 做檢查

 

工作分配之后，要在工作截止日期之前召開階段性會議。主要是監(jiān)督檢查執(zhí)行者對于任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)展?fàn)顩r和遇到的問題。很多管理者，總是等到工作截止日期，才追問執(zhí)行者關(guān)于工作的結(jié)果。這樣就有可能存在兩個(gè)問題：（1）執(zhí)行者沒有完成任務(wù)；（2）結(jié)果出現(xiàn)嚴(yán)重偏差。由于時(shí)間迫切，任何一種狀況的發(fā)生，都有可能導(dǎo)致部門負(fù)責(zé)人無法彌補(bǔ)工作損失。

 

 

04 做改進(jìn)

 

監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)問題之后，要及時(shí)督促執(zhí)行者進(jìn)行整改和糾偏。很多部門負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)問題之后，只是簡單地反饋問題，而沒有及時(shí)地督導(dǎo)改善問題，導(dǎo)致問題繼續(xù)發(fā)生和蔓延，最終結(jié)果出現(xiàn)嚴(yán)重偏差。

 

 

05 注意要點(diǎn)

 

成功導(dǎo)入“四有”管理表格要注意以下幾點(diǎn)：

 

一是工作計(jì)劃和任務(wù)的分解要具體。只有具體而明確的工作計(jì)劃和任務(wù)，才更容易在負(fù)責(zé)人和執(zhí)行者之間最快地達(dá)成共識。

 

二是任務(wù)的安排要知人善用。了解部門每個(gè)人的長處和缺點(diǎn)，盡量做到任務(wù)的分配相對合理。

 

管理者在工作中可能或多或少也是按照這種模式來做的，但是，“四有”管理表格，通過一張表，把復(fù)雜的管理過程進(jìn)行簡單的呈現(xiàn)，可以更加清晰、有效地幫助管理者做好部門工作。