•  整理出時間線。時間線明確了某個事件發生的時間順序。時間線還被稱為事件經過。整理時間線的最簡單方式是繪制表格，其表頭包括“日期”、“時間”和“描述”。時間線中的每一條記錄對應一個具體日期和時間。在時間線中，用短語填寫的記錄比用完整句子填寫的記錄要容易收集和閱讀得多。記錄內容較長時，如果能按順序分解開，輸入在前一條記錄的下面，就能更便于閱讀。

    時間線展示出在某個具體日期和時間發生了什么，但并不解釋為什么發生。時間線依賴于時間，而因果分析則依賴于起因（回答“為什么”的問題）。一條時間線記錄可能是“上午9：05，閥門打開”，而為什么閥門打開了的信息則位于因果分析文檔中。時間線總是一個垂直的信息表格，而因果分析則向數個不同的方向展開。

    較大的事件都會有一個時間線。背景信息也能增加到時間線中，而不是作為獨立的段落寫下來。許多公司的調查中還會包括一個背景說明，但時間線是一種更簡單的格式，能更方便地進行更新和編輯。

    時間線上的時間標度可以是年、日、小時、分鐘或秒。一個時間線上的時間標度單位也可以變化，只要每條記錄都按照時間順序填寫。

    •  使用圖解、繪圖和照片。圖解、繪圖和照片這樣的可視化工具可以賦予每個人一個對事件的共同觀點。沒有這些，每個人都會在腦中對故障形成自己的理解。在紙上或白板上畫一個簡單草圖，就能給調查小組提供一個人人都能編輯、改善、指點和評論的畫面。不要忽略草圖的重要性。人們有時候擔心自己的繪畫水平，但就算是最簡單的草圖也能大大改善信息交換的效果。圖畫得越具體，對問題的討論就能越具體。手冊中的機械制圖和圖解或原始設備制造商也能為提高草圖的準確性發揮重要作用。

    照片也是非常有用的工具，因為他們能準確捕捉故障的后果。他們為調查提供了大量的背景和細節。圖片可以極大提高傳遞的信息量。數碼相機讓人們能拍攝足夠多的照片，可以從中選取最相關的照片。數碼照片還能隨著調查的進展直接加入到電子記錄中。

    一次調查的最終輸出是實施行動方案以預防故障發生。決定要采取哪些行動是在第三步發生的，“我們應做些什么？”而行動方案的實施則在調查完成后發生。這三個問題和附加工具的文檔編制應在調查進行時發生。在調查進行中收集所有信息點并編制文檔，能讓調查進行地更快速、更清楚、更有條理，從而也更有效。這些工具的持續應用有助于形成一種不僅能很好地調查問題，而且還能預防問題的文化。